“管个人事还需要软件吗？”
“我们企业还小，还没闲钱买e-HR软件！”
即使到了互联网高速发展的今天，大家对信息化都有了相当了解，甚至可以说几乎找不到任何一个个体是对信息化免疫的。但是，对于e-HR系统是否必要，不少管理者就莫衷一是了。
由于业务发展本身对资金的依赖，中小企业对资金和投入的态度是极端谨慎的，经济热点在持续变化、业务发展在不断变化，甚至员工都在不断变化，中小企业每天都是站在“剃刀边缘”，任何不谨慎的决策很可能就是一场灭顶之灾，可以说中小企业的运行是厌恶风险的。
不少企业负责人认为现在的企业规模不大，人也不多，也就是算算工资，发发工资这点儿事儿，实在不值得专门花钱采购软件，“自己用个EXCEL算算就得了呗！”-管理者如是说。
也有老板会认为：把工资这么敏感核心的数据交给一个系统弄，太不安全了！
殊不知，麻烦和风险并不会因为你不使用软件管理HR就降低：
只用自己的电脑算算工资，也会遇到系统崩溃，文件损坏，硬盘损坏，没有备份或者备份不及时的。
是电脑就有病毒泄密或者人为盗用的可能
凡是接触到业务数据的的人都是有能力获取到它们的，而且较难追查、监控和取证的
不管上不上网，任何数据都是人在看管！没有网管看不到的数据
窃贼不会因为你的屋子小或者没上锁就不来光顾你的家。
这些当然不是不能避免的，我们完全可以：
有数据备份意识，经常备份数据且备份频度能保证阶段性数据不遗失。
通过购买防病毒软件，软件防火墙或者硬件防火墙保护你的数据不受病毒黑客攻击
购买专业的加密设备和监控设备，雇佣专业人士管理它们
雇佣IT专业人士或者团队管理局域网
投资建立自用机房，架设服务器、备份设备、安全设备、不间断电源来保护你的文件和数据
建立更严格的数据访问权限管理，制定标准规范的流程
于是有意思的情况出现了：为了安全你尽量避免人接触数据，但这样数据灭失的损害就越大越不安全；越怕麻烦的方法，出了问题就越麻烦；越要少花钱保全你的数据，越需要投入更多；你越想离开高科技，却越依赖高科技；…
哪怕仅仅只是为了管理员工档案数据或者计算工资和发放，e-HR系统的优越性和便捷性都是极为明显的。
发工资这个简单的动作，不是简单支付一个数字的薪酬出去，背后却隐含着很多管理的风险点：
如何计算迟到、休假、年假、病假、倒休和补休，怎么扣减？
三险一金员工缴多少，公司缴多少？
对应着业绩，奖金、业务提成、绩效工资都是多少？税前扣缴还是税后扣缴？
不同岗位的通信补贴、交通补贴、岗位补贴、餐补，差旅补贴标准是多少，如何核算？
弹性工作和轮班制的员工的工作时间和工资核算？
员工合同何时到期，是否续签？续签成哪种合同？
试用期到转正的工资计算和核算？
由于业务发展的不可预估，对员工的管理和激励和评价就需要弹性管理；由于员工对个人权利和劳动法的熟悉，对劳动合同和争议的主张具体和细致；由于人的特性决定福利和考核的多样性…这些都使得现代企业的员工管理越来越精细、具体和琐屑，因为任何管理节点的遗漏和瑕疵都会引发劳资矛盾、争议和法律风险，甚至造成经济和经营上的损失。所以，哪怕是e-HR系统里面一个简单的时间提醒功能就能将合同到期和续签等风险降到最低。
e-HR软件的优越性体现在几个方面：安全性、效率性、便捷性
安全的e-HR：
在e-HR系统平台阶段，万古就曾成功帮助客户恢复了客户被人为破坏的薪酬数据档案：客户的一名离职HR员工人为恶意删除了客户的薪酬数据档案，上面说过薪酬的核算涉及到休假、考勤、绩效等很多方面，和各种补贴、奖金和扣款，发薪日将近，100余人的工资很可能因此不能按时、准确无误拿到自己的劳动所得…这在使用Excel的情况是很难挽回的。当用户选取SaaS模式的时候，由于系统在权限管理和角色管理的控制，以及后台的备份和容灾机制，几乎很难出现人为破坏的情况，同时，即使在客户授权角色的误操作下，也可以有效恢复。
比起人工管理的操作有随意性、较难追溯、监控和举证而言，万古e-HR系统有严密的操作行为记录，任何的用户动作通过log文件记录下来，可以根据动作追踪和追溯到底是谁在何时做了破坏性操作。
采取分布式服务器架构和负载均衡技术以及磁盘阵列及备份机制的四重保护，比之独立管理的封闭电脑抵抗灾难的能力要有效的多。
信赖SaaS应用的运维及安全团队的经验和专业度，在整体投入、效率和专业度上都比企业自行组建和雇佣网络工程师来的经济和有效。
企业投入大量成本去建设机房，采购服务器，软件，防火墙，备份设备，组建IT运维团队，不如采取较低成本将费用以及运维风险转嫁给更专业和更安全的SaaS服务商管理。
高效率的e-HR：
很多中小企业不愿建设自己的e-HR系统，很大原因就是-麻烦。实施和上线一个信息系统，不管是时间周期、人员投入、投资风险都是厌恶风险的中小企业主不愿看到的。
SaaS系统的模式有先天的效率性因素，能过让企业咋投入很少的情况下（资金投入和人员投入），迅速享受到e-HR系统的先进管理理念和标准的人力资源管理流程和经验。即开即用，种植即停的互联网应用的逻辑符合中小企业的管理特点。
便捷的e-HR：
对于中小企业而言，如何在发展快速，人员更替和流动频繁的今天，快速归拢纷乱的管理现状，纳入道科学标准的流程化管理里面，一直是中小企业主头疼的事情。SaaS模式从功能模块的扩展到人员扩展甚至到将来可能的向自有系统的迁移，SaaS是便捷的。从纯手工或者Excel管理和计算工资的麻烦中解脱，从考勤和休假和倒休的纷繁统计中解脱，从花样翻新的工资口径的收集和统计中解脱，从税前还是税后，一分钱到底去了哪儿的焦头烂额中解脱，算工资变成了预设逻辑条件的轻轻一点。
e-HR在数据的安全和保护上，在成本控制和风险控制上，在使用的效率上和计算的便捷上有着信息化天生的优势，也是安全的方法。于是，我们是不是可以认为，越是越是厌恶风险的中小企业主越应该考虑选择e-HR系统替代现在的手工管理呢？
作者系 万古科技咨询总监曹辉先生
著名人力资源管理专家，管理杂志专栏作家。曾经担任过易才集团咨询事业部总监，太和顾问 咨询业务副总经理，北方区总经理。具有多年企业运营管理经验，长期从事人力资源工作，在战略人力资源管理/组织规划，薪酬管理、绩效考核模块具有多年实践经验。对国有、外资和民营企业均 有深刻理解，曾经为多家大型集团企业成功的设计与实施了人力资源管理体系。
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