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从一星期到三小时,数据统计再也不是HR的一道难关
2020-12-30  字体 
 “之前我以为,做人力资源管理,可以像《杜拉拉升职记》里那样,是叱咤风云的。”
 
 当刘晓霏在这个行业足足待了8年之后,她发现,在那些主人公“开挂”一样的剧情之外,这一行体验到更多的,是人情冷暖。
 
 “会委屈,会愤怒,也哭过。”越是这样,她越觉得作为一名HR,沟通应该是有温度的。同时也更加意识到,数字化和制度化,给所有人带来的公平感有多重要。
 
 因工资迟发,被同事发短信骂
 
 “你知道单就统计考勤这件事,要花上一个HR多久时间吗?”提起这几年最大的改变,刘晓霏脑海里第一个弹出来的,就是考勤。
 
 过去企业的请假条,和学生上学请假一样,都靠纸质版签字。光是收集和统计所有部门的考核、计算请假,前后要花上一个礼拜的时间,“很多企业还会专门设立一个岗位,就叫做考勤专员。”
 
 而统计结果,来源于考核表、请假单等等不同的渠道。汇总后,只能公开最后的结果。但结果容易和大家的记忆对不上号。
 
 “没有办法一一还原统计的记录,遇到请假单丢失的情况,真是谁也说不清。”这也是核对工程量巨大的主要原因。
 
 随之而来的,就是漫长的补交过程。
 
 之前200人左右的公司,每个月都会有十个左右的同事,出现问题。一到月初,他们就开始轮流“拜访”刘晓霏的工位。
 
 “明明规矩是死的,人是活的,但是每个月过完,考勤统计这点事儿,就是闹不明白。”入职了三年的员工诗琪记得,自己刚入职的时候,每个月都要把纸质版的签字表传来传去,“有时候好不容易大部分同事都签完了,结果最后传丢了还要重来一遍。”
 
 每次在审批确定之后、薪资到手之前,补交到HR手中的请假单都令刘晓霏非常尴尬——审批不可能因为个人原因不断修改,大家的薪资也要尽可能地帮忙争取。
 
 这是她最希望制度能够“解决”人性的时候。
 
 毕竟没赶上补交的同事,第一反应,会把这笔帐算在HR的头上。
 
 “你为什么帮他修改不帮我修改?是因为他请你喝奶茶了吗?”“发工资的时候扣了我的钱,那我以后加班的钱还给不给?”
 
 就连之前公司遇到困难,工资延发期间,刘晓霏的手机上也经常收到骂HR的短信。“大家没有途径解决,只能通过骂我们来传话。”
 
 
英涉时装HR刘晓霏
 
 刘晓霏感受到,自己从书中主人公一样的HR,变成了现实中的背锅侠。
 
 不光是刘晓霏,北京新兴华安的HR甘巧珍也深有体会,考勤实在是令自己最头疼的事。每个月只要赶上核算期,周末就全都泡汤。面对员工们大大小小的问题,当制度不够流程化,还难免要被人情问题不断挑战。
 
 同时员工也总觉得受到了考勤的“刁难”。
 
 “最后解决这种人情问题的,却不是人情,而是钉钉。”刘晓霏发现,钉钉的线上考勤、反馈核对,不仅解决了过去纸质的凌乱,到期结算审批的系统设定,让每个员工都及时地接受——核对期不再破例延长。
 
 这让以前一周多的考勤统计,效率直线提升。现在面对全公司800名左右的员工,只需要3个小时左右。
 
 也不用每个月都把问题积攒到最后几天才处理,“平时每天下班,员工打卡后只要有异常,都可以在钉钉上随时查看处理。”北京新兴华安的甘巧珍表示,钉钉上的周报和月报,还会及时给员工提示考勤上的异常。
 
 刘晓霏及身边的同行朋友们一致认为,“考勤方式绝对对是每个HR职业生涯里最明显的变化。”
 
 数字化解决HR行业顽疾
 
 对于个人来说,成为英涉时装的HR,是刘晓霏一次比较重要的职业转变。
 
 令日语专业出身的她真正动心的,是《杜拉拉升职记》书中的情节。“当时很向往那种运筹帷幄的角色。”虽然生活和小说不一样,但实际接触后,她反而发现,这一行跟自己的性格很契合。
 
 用她的话来说,HR是一群“聚光灯以外的人”。
 
 大家不一定都善于言辞,也没有太多机会展示在人前,更多是在默默帮助公司润滑发展的过程。这个过程中刘晓霏也感受到,HR行业的数字化,是在所有行业里非常差的。
 
 但HR又不得不把大部分时间用在老板不会关心的事情上。因为这些事情一旦出错,就会形成巨大的问题。
 
 “基本上HR60%的时间都用在计算考评、管理合同、统计人员信息等基础的人事工作上。”而这些工作模块不打通、更迭不及时、信息不沉淀,则会使工作越来越耗时费力。
 
 这也是为什么钉钉出现了之后,大部分HR选择使用的原因——为困难提供了数字化解法。
 
 艾瑞咨询发布的《2020年中国HR+SaaS行业研究报告》中提到,钉钉从智能考勤到智能人事,将会满足中小型企业的更多人力资源管理需求,从而让它们能够享有和大企业一样平等、透明的工作方式。
 
 “英涉时装还有个独特的问题,就是零售行业,会牵扯到门店员工。”刘晓霏目前经手的,除了杭州总部的同事,还有全国20个城市的门店员工。
 
 之前来回邮寄的信息表,距离稍微远一点,加上部门中转,就要耗费五天。“有时候工资审批突然多了一个员工,但他的入职资料还没到过我手上。”
 加上门店还有自己的“试岗”期,零售行业的特色,就使得信息延迟更明显。
 
 “钉钉系统地处理企业问题之后,我们才系统地在上面进行信息沉淀和传递。”通过刘晓霏的努力,英涉目前各个环节的数据,也就集合在钉钉后台形成了“中枢大脑”。
 
 基础事务被数字化工具解决后,刘晓霏开始思考员工成长和业务发展。
 
 “我们把前端供应链、设计、内部管理和会员等数据,在钉钉上进行可视化的呈现和精准分析。”刘晓霏说,“疫情期间,业务和作业模式向线上转移,提高了生产效率,也令今年整体的营收同比增长了50%。”
 
 英涉时装CFO彭正昌说,“通过对与人力资源有关的业务流程的调整和优化,部门内部与跨部门之间的工作理念发生了很大的变化,HR对业务起到了很大的促进作用。”
 
 七成企业HR数字化转型蓄势待发
 
 北森人才管理研究院在2020年11月20日发布的《中国人才管理年度趋势洞察》显示,中国企业中,22.2%的企业已经具有HR数字化经验,仍然有71.6%的企业在这一领域蓄势待发,只有3.2%的企业已经在HR数字化转型方面获得成功。
 
 据行业内评估,全国HR从业者大约在3000万左右,至少2000万的HR跟过去的刘晓霏一样,因为信息处理的问题,处于崩溃当中。
 
 中国人民大学劳动关系研究所所长、教授吴清军表示,在弹性用工和远程办公越来越普遍,企业业务数字化管理水平也越来越高的背景下,人力资源管理的数字化转型就迫在眉睫。企业对HR的数字化转型诉求不再是循序渐进,而是跨越式发展。
 
 吴清军教授认为,未来大部分基础人事信息都可以通过数字化的工具完成。钉钉等数字化、在线化管理工具的开发和使用,把HR从大量事务性工作中解放出来,让HR有更多精力用于“人”与“物”的优化配置,促进HR工作与企业业务的高度协同与融合,从而实现组织的战略目标。
 
 “数字化是大势所趋,HR传统的作业模式也将逐渐成为历史,未来越来越多的HR会像我一样从基础事务中解脱出来。”刘晓霏说。
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