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最新数据:2019年人力资源电子合同呈现五大趋势
2019-12-19
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 近年来,随着互联网技术的不断成熟,人力资源对于高效率、低成本的无纸化办公及电子合同的需求被彻底激活。作为助力企业数字化转型的重要一环,电子合同正在以惊人的速度影响着人力资源行业的变革并呈现出五大趋势。

趋势一 电子合同在人力资源的应用已成热门话题

在近日的HRA OD 2019大会上,北京数字认证股份有限公司(以下简称“数字认证”)针对百余家1000人以上大型企业的人力资源电子合同应用情况进行了调研。调研结果显示,2019年,高达96%的企业已听说或已了解电子合同,超过68%的企业表示1-3年内将引入电子合同,这表明企业人力资源即将进入电子合同时代。

很多大型企业已经意识到了电子合同的巨大价值,面对越来越复杂的人力资源管理需求及不断发展变化的现代商业模式,电子合同能够助力HR以更加先进、高效、专业的手段进行管理,成为企业人力资源数字化转型的利器。

调研数据显示,“释放HR精力关注核心工作”和“提升企业运转效率”,成为企业引入电子合同的两大主要原因。与此同时,“提高员工满意度”和“国家无纸化倡导”也成为企业应用电子合同的关注点。

事实上,企业通过电子合同降本增效是一个必然的发展趋势。有数据显示,2018年,我国劳动合同的签署量高达7.8亿份,而职场新人95后员工第一份工作平均在职时间显著缩短,跳槽率大幅上升。两组数据的背后,其实隐藏着一种变化:HR的工作量越来越繁重。

员工频繁的入职、离职、调动,以及相应的档案管理、文件处理、合同签署等是大量的、重复的事务性工作。将这些重复性的工作标准化、流程化,将HR从这些工作中解放出来,为企业创造更高的价值,正是电子合同的优势所在。

电子合同不仅能够为企业降本增效,也能够全面提升人力资源服务的温度感和仪式感。京东集团2017年开始采用数字认证的信手书电子合同,10分钟可以实现企业员工从入职到归档的完整操作,其业务效率以及跨区域的协同办公能力有了极大的提升。在百度,数字认证的信手书电子合同能够通过可引导式流程、友好的用户提示和帮助、自动化流程配合人工等服务,让员工在远程签署合同的时候,也能够享受周到且有温度感的服务体验,感受企业的关怀和重视。

趋势二 电子合同的合法合规性,仍是HR最关注的问题

虽然很多企业已经了解到电子合同带来的巨大价值,但仍认为应用电子合同存在一定的挑战和风险。企业对应用人资电子合同的顾虑主要体现在以下几个方面:合法合规性、与现有人资业务系统的对接、成本和价格、用户体验、供应商服务能力等。调研数据显示,超过80%的企业表示,对人资电子合同的合法合规性最为关注。

毋庸置疑,合法合规是HR们最关注的问题,毕竟劳动合同在遇到劳动争议时至关重要。电子化劳动合同主要是“签名形式”的改变,即从手写签名改为电子签名。因此,电子签名作为电子合同技术实现的主要环节,成为电子合同是否具备法律效力的关键。

在法律层面上,根据2005年国内《电子签名法》的相关规定,可靠的电子签名具有与手写签名或盖章同等的法律效力。值得注意的是,《电子签名法》对什么是“可靠的电子签名”做了定义,只有如数字认证公司这样的合法第三方电子认证服务机构提供的电子签名服务,才满足可靠电子签名的定义要求。

在实践层面上,电子合同已经可以作为合法的电子证据使用,因为使用可靠电子签名的数据电文具有较强的证据力,从用户注册到签署整个过程形成了闭环证据链,包含:电子合同签约主体身份、签约时间及其他操作行为所产生的电子痕迹,且所有证据无法被篡改,因此也被普遍应用在司法实践中。

从先行者遇到的判例来看,形势也是乐观的。

2018年京东集团发生一起基于电子劳动合同的劳动仲裁案例。在纠纷中,由数字认证公司出具的电子劳动合同及其具有法律效力的电子签名验证报告,得到了法律仲裁机构的认可。

此外,《合同法》、《密码法》、《网络安全法》等相关法律法规对合同形式、信息安全、电子签名等的安全要求也提供了法律依据与支撑,在国家相关法律法规和行业政策的稳步推动下,电子合同市场必将逐步走向规范。

趋势三 电子合同和人资业务场景将产生更多交融

调研数据显示,近40%的企业对“电子合同系统是否能够便捷地对接企业原有的人资业务系统”提出疑问。与此同时,随着电子合同在人力资源领域的进一步应用普及,如何通过电子签名与业务场景深度融合,实现人力资源数字化管理的流程优化与再造,成为众多企业探索的新路。

目前,电子合同在人力资源领域的应用大多集中在电子劳动合同的签署。事实上,只要涉及到法律、劳动纠纷风险和证明出具等场景的人力资源工作,如:外聘协议、劳务协议、绩效协议、竞业避让协议、期权授予协议、培训协议以及薪酬确认单、各类证明的出具等,都是电子合同能够充分发挥价值的业务场景。

以腾讯为例,在与数字认证联合搭建的“腾讯集团人力资源电子合同签署平台”上,电子合同应用在劳动合同、劳务合同、健康申报、保密协议、竞业限制协议等多种人资业务场景中。在京东,已经实现劳动合同、保密协议、竞业协议等电子合同的签署服务。

然而,由于电子合同行业尚处于市场发展早期,电子合同要想在人力资源领域生根发芽,得到更广泛的普及和深入应用,还需要在两个层面加以强化:

一是监管力度的加强。电子合同的快速发展对现有的法律法规和监管提出了挑战,如果能够在国家法律、政策以及相关主管机构层面,及时解决电子劳动合同实操中所面临的问题,以实现对当事人利益和义务的保护和监督,必将让电子合同在人力资源的应用得到快速的腾飞。

二是电子合同服务的提升。电子合同并不是简单的将纸质合同电子化,背后不仅需要强大的技术支撑,更需要对人力资源业务场景的深刻理解。这就对电子合同服务商的综合实力提出了很高的要求,能否为企业提供强有力的技术支撑,以丰富的部署方式满足用户多样化的应用诉求,成为电子合同服务商竞争力的分水岭。

目前国内电子合同服务商大多提供标准化的SaaS产品,远远不能满足大型企业高标准和定制化的业务需求。相比之下,能够根据客户要求随需应变的私有化部署,更加受到大型企业的青睐。

以数字认证公司为代表的国内少数能够同时提供SaaS公有云、私有云和混合云部署方式的电子合同服务商,能够以灵活的部署和扎实的技术交付满足企业丰富的人资业务需求。

未来,随着企业人力资源业务的多样化发展,对电子合同服务的定制化能力和多云场景下的应用要求将不断提高,这一趋势也将进一步加快电子合同与人力资源的深度融合。

趋势四 行业巨头将进一步影响企业采用电子合同的决策

对数字化变革最为敏锐的行业巨头而言,很早就意识到了电子合同在数字化管理中的重要价值。在调研中,大型企业的HR普遍体现出对电子合同的认可。大型企业员工数量众多,分支机构分布广泛,对于人力资源团队来说,数字化转型能帮助他们在员工注册、入职和服务的过程中降低因人工和纸质文件流程所消耗的成本,从而赋能人力资源团队增速提效,帮助他们将更多的时间投入到创新工作,在企业的关键业务中发挥价值。

这也是为什么人资电子合同被京东、腾讯、百度、科大讯飞、玛氏等行业巨头广泛应用的原因。

零售业巨头玛氏中国,采用了数字认证的电子合同服务,将劳动合同的签署从线下“搬”到线上,实现劳动合同、人资证明文件的在线签署与无纸化管理;AI巨头科大讯飞是将数字认证的电子签约功能嵌入OA流程,在双方共同搭建的“劳动电子合同无纸化签署平台”上,实现PeopleSoft系统和电子档案系统的数据互通,人资业务全流程也实现了在线管理,包括入职、调动、续签、离职、绩效确认等签约流程以及常规人事证明的开具。

从行业巨头的行动不难看出,电子合同早已融入企业数字化业务,成为提升其竞争力的利器之一。作为数字化转型的领头羊,巨头企业往往具有强大的示范效应。随着业内巨头纷纷上线电子合同,很大程度上将影响中小企业采用电子合同的决策,而行业巨头对电子合同服务的全方位考量,也将逐渐形成电子合同行业的服务标准。

随着数字化浪潮的全面到来,电子合同对企业的价值还将继续放大,而行业巨头对电子合同的深度应用,也将进一步推动电子合同在各个行业中的快速普及。

趋势五 电子合同市场竞争不断加剧,技术和咨询能力成为厂商核心竞争力

分析人士指出,伴随着高速增长备受资本市场青睐的电子合同行业,随之而来的是用户业务需求的复杂性、多样性:在应用交付层面,要解决各种场景下的人力资源电子合同签署诉求;实现电子合同应用与人力资源应用系统间的无缝对接;针对海量合同的复杂盖章操作的稳定使用体验;印章控管、数据安全等安全可控的应用环境等。

透过对行业众多电子合同服务商的了解,我们不难发现:除了行业需求巨大外,2019年电子合同服务商的竞争格局也在显著加剧。

从专业资质、技术水平、交付能力、服务水准来看,其中表现最为抢眼的当属数字认证公司,这家在电子签名行业耕耘19年的CA机构,背靠政务行业传统优势,在医疗、保险、交通等行业推出了众多基于电子签名、电子合同的创新解决方案。2019上半年,公司为以电子签名为代表的电子认证应用做了前瞻性准备,重点围绕云服务平台建设、数字化审图、协同签名,进一步提升电子签名的场景化解决方案。

从长期来看,以数字认证为代表的、能够满足大型企业和海量用户核心需求的电子合同领军企业,将进一步拉开电子合同服务商之间的差距,在资质与品牌多方优势的加持下,将体现出强者恒强的趋势,而不具备底层技术能力和丰富咨询服务经验的服务商终将被市场淘汰出局。

2019年,人力资源的数字化转型正在以“合同数字化”为契机,探索如何将网络信任服务引入人力资源数字化工作场所、数字化人力资源运营和数字化决策等全链条业务场景。

随着数字化转型的全面到来,电子合同势必会成为企业人力资源场景下的刚需。相信未来可信的电子合同系统,将如同CRM、ERP、OA一样成为企业内部的全新IT基础设施。

【数字认证】

领先的网络信任与数字安全服务提供商(股票代码:300579),电子认证/电子签名/电子合同领域的市场领导者,应用覆盖政府、医疗、金融、电信、能源、教育、交通、大企业等多个行业,为逾五百万企业和数亿个人提供合法、合规的数字交付服务。

公司官网:www.bjca.cn       咨询电话:400-9197-888

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